הצהרתו המפורסמת של צ'רצ'יל במלחמת העולם השניה: "מעולם לא חבו רבים כל כך הרבה כל כך למעטים כל כך" מיטיבה לתאר את הפעילות העניפה והבלתי נלאית של אנשי האגף למחשבים ומערכות מידע למען הניהול השוטף ואבטחת המידע של "איחוד הצלה".
מתוך מגזין בקצב מבצעי – עלון הרפואה הדחופה של 'איחוד הצלה' > להורדת הגיליון <
צלמים: יחיאל גורפיין, שמולי הרשקופ, שירה הרשקופ, אבי נעם, שלומי מזרחי, משה מזרחי.
האגף מופעל על ידי מקצוענים שנבחרו בקפידה ונותנים שירותי תמיכה פנים ארגונית לכ 300 עובדים במגוון רחב של תחומים הקשורים במחשבים ומערכות מידע" – קובע גיא לוי מנהל אגף מחשבים ומערכות מידע – " אצלו מקבלים שירות כל עובדי המנהלה בבנין הראשי, מרכז הלוגיסטיקה בבית שמש, הבנין ברח' הריקמה בירושלים, מחלקת הטלרמקטינג בירושלים בני ברק, ראשי הסניפים ובתי המתנדב בכל רחבי הארץ.
צרכני שירות נוספים הם חברי צוות התרומות בחו"ל שאחראים על כל גיוס התרומות באמריקה, בקנדה, באנגליה וצרפת. אנחנו נותנים להם בעיקר תמיכה בנושאי המיילים, ניהול יומנים, וגישה לתיקיות ושיתוף קבצים".
התמיכה של מערכות מידע ניתנת מתשע בבוקר ועד חצות הלילה. אנחנו מטפלים במגוון רחב של תקלות ובקשות, החל מבעיות בקבלה ושליחה של דואר אלקטרוני, ניהול משתמשים, הרשאות, בעיות במדפסות, הקמת טפסים, תקלות שרתים ותקשורת ובנוסף אחראים על קידום הארגון מבחינה טכנולוגית כולל הכנסה של מערכות חדשות. יש מערכות נוספות שאנחנו תומכים בהן כמו מערכת של לימוד מקוון שכן כל הכוננים ב"איחוד הצלה" הם למעשה גם סטודנטים הנדרשים לקורסים והשתלמויות. המערכת נקראת "Moodle" זוהי מערכת שמאפשרת למידה מרחוק. בפועל לכל 6000 המתנדבים יש יוזר במערכת ובמידה וישנן תקלות התחברות הם פונים אלינו.
בנוסף אנו מטפלים במספר מכובד מאוד של תוכנות ייעודיות פנים ארגוניות החל מה "Salesforce" המפורסמת, טפסים מקוונים, מערכת Sysaid שהיא מערכת פתיחת קריאות שירות, Power BI – מערכת שמאפשרת הצגת נתונים בצורה ויזואלית לצורך קבלת החלטות, Office 365, ועד לתמיכה בשרתים של תוכנת האם השולטת על קבלת הקריאות במוקד 1221 ה "Logis".
מעולם לא חבו רבים כל כך הרבה כל כך למעטים כל כך באגף למערכות מידע
מעבר לכך יש את האחריות לפיתוח וטיפול בתשתיות מחשוב, שרתים, רשת תקשורת, פיתוח אפליקציות, תהליכי תקינה ורגולציה ופרוייקטים חוצי ארגון.
ברמת החומרה, כאשר ישנה תקלה במחשב או מסך שלא עובדים צוות האגף מתחיל מיידית לטפל ובמידת הצורך מחליף במוצר תקין. רוב החומרה שלנו נרכשת עם אחריות מלאה כולל שירות של 3 שנים.
במידה ולאחר שלוש שנים ישנה תקלת חומרה אז אנחנו מפעילים שיקול דעת, בהתאם לעלות התיקון, ומחליטים אם כדאי לתקן או שלא.
לצורך בקרה, כל מוצר שנרכש מוכנס למערכת מלאי שכוללת את שם הספק, ברקוד ותאריך רכישה. לפי הפרטים הנ"ל ניתן לדעת מתי נגמרת האחריות של המוצר ולהגיב בהתאם.
אבטחת מידע
נושא אבטחת מידע נמצא במהלך השנה האחרונה בכותרות והמומחים באגף רגישים וקשובים מאוד לנושא. ההגנה על המידע הארגוני נמצאת בראש הקדימויות.
ישנו צורך להעלות את הרמה של אבטחת המידע הן בהיבט הפיזי והן בהיבט הטכנולוגי. כולם שמעו ומכירים את הפריצה שבוצעה לחברת הביטוח "שירביט" ואת הנזקים שהיא גרמה. אנחנו עושים הכל כדי לא להגיע לשם.
"אני חייב לציין את ההבנה של הנהלת הארגון לנושא אבטחת המידע" – קובע גיא לוי – "לכן כבר בשנת 2020 הוחלפה מערכת ההגנה על השרתים ותחנות הקצה ובשנת 2021 אמורות להיכנס מערכות ושירותים חדשים שיעלו משמעותית את אבטחת המידע של הארגון. כיום ישנו אישור עקרוני להכנסת מערכת שיודעת לבצע איסוף וניטור כלל מערכות אבטחת המידע שקיימות בארגון. המערכת מאפשרת קבלת התראות מיידיות למקום אחד ותחת ניהול של צוות מומחי סייבר ואבטחת מידע"
בשיא מגפת הקורונה הייתה עלייה של 220% במתקפות פישינג על מחשבי הארגון. גם אנחנו הותקפנו ועדיין מותקפים. בעתיד הקרוב תכנס לפעולה מערכת שינוי התנהגות על מנת שתאפשר לעובדים לזהות מתקפה מהסוג הזה ולא תאפשר לאף אחד להגיב בטעות ולסכן את הארגון.
השנה אנחנו בוחנים פתרון שיאפשר חיבור של כלל האגפים תחת מערכת ניהול מרכזית אחת שתאפשר ניהול תהליכים, בקרה תקציבית, ניהול רכש, ניהול מלאי ויכולת קבלת החלטות יעילה וטובה יותר – מדובר על מערכת ERP.
ישנו גם את נושא ניהול ההרשאות אשר באופן כללי הוא פחות מורכב אבל מצריך מעקב. לכל מחלקה ישנן הרשאות וגישה לתיקיות בהתאם לדרישות כך שכל עובד יכול להכנס רק לאותן תיקיות שהוגדרו מראש עבור אותה מחלקה. כמובן במידה ויש צורך בהרשאות לתיקיות אחרות הנושא נבדק ומאושר נקודתית.
השפעת הקורונה
בזמן הקורונה התפתח כל הנושא של העבודה מהבית והגישה מרחוק אל מחשבי הארגון. הדבר הצריך רכישת עשרות רבות של מחשבים ניידים וציוד נדרש (נטסטיקים) בזמן קצר כולל התקנות והגדרות של חיבור מרחוק ותמיכה בשעות הערב.
בזמן הקורונה הקמנו שלושה מוקדים מיוחדים לטיפול בכל ההיבטים של השירות ההומניטרי והעברות קורונה עבור תושבי מדינת ישראל. עבדנו מסביב לשעון. זה כלל הכנת תשתיות, עמדות מחשבים, מסכים, מרכזיות, ומערכת דוחות וכל זה בנוסף לפעילות השוטפת של האגף.
פרוייקטים כלל ארגוניים
יש המון פרוייקטים אחרים שלא משביתים את כל האגף אבל במפורש מצריכים הקצאת כח אדם.
לדוגמא, יום השידורים שנערך לפני מספר חודשים ברדיו "קול חי" עבור מבצע גיוס כספים ל"איחוד הצלה". השידור הזה חזר על עצמו שוב בימים אלו. היה צריך להקצות כח אדם ולדאוג שכל העמדות של הטלפניות יעבדו. קליטת השיחות היתה בירושלים וגם בבני ברק. למעשה פתחנו מרכזיה נוספת על מנת לעמוד בלחץ הגדול של המתקשרים ותוך כדי שידור היה צריך לדאוג שהמרכזייה תעבוד בצורה תקינה.
כמו"כ במהלך השנה האחרונה הבניין הראשי של איחוד הצלה עבר שיפוצים משמעותיים. הדבר הצריך הקמת תשתיות תקשורת חדשות בשל העברות של משרדים ממקום אחד לשני.
בשיא מגפת הקורונה הייתה עלייה של 220% במתקפות פישינג על מחשבי הארגון
שדרוג הארגון במהלך שלוש השנים הקרובות
"שמתי לעצמי ולאגף מערכות מידע מספר מטרות עיקריות" – קובע גיא לוי – "העלאת רמת השירות, העלאת רמת המקצועיות, העלאת שביעות הרצון של כל המחלקות ושל המתנדבים וראשי הסניפים והובלה ופיתוחים טכנולוגיים שיעזרו לקדם את האסטרטגיה הארגונית.
חדר השרתים המשוכלל
חלק מהתהליכים כבר החלו בשנה שעברה. במסגרת תהליך העלאת רמת השירות והמקצועיות החליטה הנהלת הארגון להוציא את עובדי אגף מחשבים ומערכות מידע לקורסים מקצועיים בתחום ה Salesforce. אני אישית נשלחתי ל "קורס ניהול בכיר למנמ"רים CIO" של הטכניון שהינו הכשרה יעודית לצורך פיתוח כישורים ניהוליים וטכנולוגיים עבור המנמ"ר.
בשנת 2021 אמורות להיכנס מערכות ושירותים חדשים שיעלו משמעותית את אבטחת המידע של הארגון
השינויים הטכנולוגיים והפיתוחים החדשים הם חלק מהיום יום של צוות אגף מערכות מידע. אני מאמין שהשנה ייתכנו שינויים מהותיים שיכולים להקפיץ את הארגון הן ברמה אבטחת המידע והן בנושאי שיפור התהליכים ובכך להתייעל בצורה משמעותית.
לסיכום, הנהלת "איחוד הצלה" מבינה את החשיבות הרבה של אגף מערכות מידע לפעילות השוטפת, לאבטחה ולפיתוח. ההשקעות שכבר אושרו והשקעות במערכות נוספות ובכח האדם יביאו לכך שרמת השירות תעלה, רמת המקצועיות תעלה ובסופו של דבר שביעות הרצון של המשתמשים, המתנדבים וראשי הסניפים תשתפר לאין ערוך.
מערכת Disaster Recovery ציון דרך בשמירה על המידע של "איחוד הצלה"
לאחרונה הושלמו עבודות התקנה הקשורות בפרויקט DR
Disaster Recovery = התאוששות מאסון.
הפרוייקט הנ"ל מסמל נקודת ציון משמעותית בחיי הארגון שכן כל המהות של הארגון מבוסס על מידע והיכולת לגשת אליו. ללא
תקשורת, תשתיות או יכולת גישה למידע הארגוני – הארגון כולו יכול להיות מושבת לתקופה ארוכה או לחדול מלהתקיים (משרד הבריאות הושבת כמעט ליום שלם בעקבות עבודות התשתית
שבוצעו באזור).
אם עד היום היינו בחשש גדול לגבי אפשרות של הצפה בחדר השרתים, הפסקת פעילות שרת ו\או ניתוק קווי תקשורת, הרי שבזכות המערכת החדשה המצב השתנה מהקצה אל הקצה.
במהלך החודשים האחרונים שכפלנו את כל ציוד התקשורת והשרתים, והעתקנו אותם פיזית אל חוות השרתים של בזק בינלאומי.
המשמעות היא :
1. במקרה שציוד תקשורת מסויים מפסיק לעבוד – המוקד יכול לחזור לעבודה מלאה תוך פחות מ 2 דקות.
2. במקרה של נפילת שרת – המוקד וגם הארגון יכולים לחזור לעבודה תוך פחות מ 10 דקות.
3. במקרה של הצפה בחדר שרתים/ פגיעה בתשתיות מסביב למשרד/ ניתוק קווי תקשורת – המוקד והארגון יכולים לחזור תוך שעה לתפקוד שמאפשר המשך פעילות.
עם היכולת שלנו לצמצם את זמני ההשבתה למינימום ההכרחי – רוב הסיכויים שהעובדים והמתנדבים לא ירגישו שקרה משהו.
סיימנו פרויקט גדול אך יש לפנינו עוד מספר רב של פרויקטים אשר יקדמו את הארגון לעבר המטרות אשר הצבנו ומוגדרות בתוכנית העבודה של אגף מערכות מידע.
גיא לוי – מנהל אגף מערכות מידע
בעל תואר BA בניהול מאוניברסיטת בן גוריון.
מנהל רשתות וטכנאי PC משנת 2000
עבר קורסים MCSE ו CCNA
עבד מספר שנים בחברות גדולות כגון : בזק בינלאומי, ב Ness טכנולוגיות -ב .applied materials
גיא צבר ידע וניסיון בתחום ובחודש מאי הקרוב יחגוג 5 שנים ב"איחוד הצלה".
התחיל כאחראי מחשוב ותשתיות ולפני שנתיים הפך למנהל אגף מערכות מידע בארגון איחוד הצלה.
